Essa é uma das ferramentas.  Mas eu gosto de combinar com mais uma outra.  Uso também um roteiro chamado de ABCDE, usado por Brian Tracy.  Essas ferramentas são parecidas, mas ao usa-las combinadas, eu valido as tarefas e a prioridade.  Sempre partindo dos objetivos que quero realmente atingir. 

A ferramenta ABCDE tem o seguinte roteiro:  1) identifique seu objetivo e as ações necessárias para realiza-los; 2) feito isso, olhe para as suas atividades diárias e liste cada uma delas e o tempo que gasta com elas; 3) agora vamos classifica-las, por ordem de importância (têm mais ou menos impacto nos seus objetivos. 

Vamos marcar com A as tarefas que são muito importantes, que ao realiza-las, você chega mais perto do seu objetivo.  Por exemplo, se tenho como objetivo aprender uma nova língua, estudar essa língua é uma tarefa de alto impacto. 

Com B marcamos as tarefas que têm médio impacto no nosso objetivo.  São importantes, mas impactam um pouco menos a nossa vida, podendo impactar outras pessoas.  Por exemplo, responder e-mails ou retornar telefonemas de trabalho podem ser tarefas B. 

Marcamos com C as tarefas que não têm consequências.  Ou seja, são agradáveis de fazer, mas não têm grande significado para os seus objetivos.  Um exemplo pode ser tomar um café ou almoçar com colegas de trabalho, por pura diversão.  É bom, é agradável, melhora o relacionamento, mas é algo que só podemos fazer se as tarefas A e B estão em dia.

Em seguida, vêm as tarefas D.  Essas são aquelas que podemos delegar para outras pessoas.  O ideal é delegar ao máximo tudo aquilo que não depende somente de nós para ser feito.  Um exemplo aqui na minha casa é molhar as plantas.  Minha mãe adora fazer isso.  E pode fazer.  Então, mesmo as plantas do meu cantinho são cuidadas por ela.  Economizo tempo e ela ainda fica feliz.

Por último, marcamos com E todas as tarefas que podemos e devemos eliminar da nossa rotina.  Coisas que são até divertidas, mas que não trazem nenhum benefício ou não agregam nada para o alcance dos nossos objetivos.  Um exemplo é “maratonar” séries na TV.  É super divertido, mas não agrega quase nada.  Desperdiça tempo.  Não estou dizendo que é proibido assistir séries.  Mas isso é uma das primeiras coisas que elimino quando preciso organizar meu tempo para realizar algo importante.  Assim, nunca fico atrasada.  Faço tudo direitinho e não tenho qualquer problema com horários e compromissos.

Por último, com todas as tarefas classificadas, reorganizamos a agenda.  E de tempos em tempos fazemos todo esse processo novamente, porque as circunstâncias mudam.

Se mesmo depois de usar essas dicas você ainda tem dúvidas sobre como organizar seu tempo, faça contato.  Eu posso ajudar!